7 ferramentas para otimizar a organização de eventos
Existem ferramentas capazes de facilitar a organização de eventos. E quando se fala em gestão e otimização de tempo, gerenciamento de atividades com equipes e melhor aproveitamento da hora de trabalho do organizador de eventos, nós da Congressy estamos sempre antenados. Uma vez que se de alguma forma seu tempo for otimizado você conseguirá focar em outros pontos importantes.
As ferramentas e aplicativos trazem praticidade e podem ser aplicados em todas as fases do seu evento, além disso permite uma visão mais clara e ampla de todo o processo.
Ferramentas para organização de eventos diretamente do seu celular
As ferramentas são capazes de auxiliar o organizador de evento nas mais diferentes situações, a começar pelo planejamento do evento. No entanto uma das maiores dificuldades é em meio a tantas opções escolher as ferramentas que melhor poderão agregar ao organizador de eventos.
Pensando nisso a Congressy listou algumas para você, logo abaixo você irá conhecer algumas das ferramentas mais utilizadas e de fácil usabilidade e que acima de tudo poderão melhorar os seus processos.
E para ficar de forma ainda mais tranquila e prática para você, todas as ferramentas listadas abaixo possuem a opção de aplicativo ou site totalmente responsivo, e como resultado você terá todo o planejamento do seu evento literalmente em suas mãos.
Trello – planeje seu evento com o trello
O Trello é conhecido por ser extremamente intuitivo e de fácil usabilidade. Ele pode ser utilizado para a organização de um workshop e da mesma forma planejar grandes projetos. Um dos diferenciais da ferramenta é que você consegue gerir seus projetos de forma colaborativas, enquanto compartilha com toda sua equipe e delega tarefas específicas em cada etapa.
É uma ferramenta totalmente acessível, gratuita e que pode ser usada no desktop e também em Smartfones. Por exemplo, sua tecnologia também permite alterações no modo offline. É possível fazer alterações, acrescentar processos que posteriormente serão atualizados aos Cards assim que a conexão com a internet retornar.
Evernote- faça anotações a qualquer momento e não perca nenhuma ideia
O Evernote é um banco de dados virtual que pode ser criado e personalizado por você. Em uma mesma ferramenta será possível anotar informações, anexar documentos, criar lembretes, gravar mensagens de voz, entre outras inúmeras possibilidades.
Essa é a ferramenta perfeita para o organizador de eventos, uma vez que são muitas as informações que se tem que gerenciar e ter a opção de catalogá-las pode ser a melhor opção. E com o Evernote é possível.
Uma outra grande vantagem é que assim como o Trello, o Evernote funciona Offline e quando se estabelece uma conexão todas as informações são sincronizadas automaticamente. Então, se você estiver precisando de uma ferramenta para organizar seus compromissos e seu dia, está é uma dica valiosa.
Outra vantagem é a integração com o Google Drive que falaremos a seguir.
Google drive – salve seus documentos de forma pratica e 100% online
O Google Drive é uma das ferramentas que mais se destacam por ser uma das mais completas, possuindo varias funções além de ser totalmente gratuita. Está é uma ferramenta muito intuitiva capaz de armazenar todos os arquivos em nuvem e é uma plataforma 100% online.
O Google Drive é um recurso disponibilizado pelo próprio Google com o intuito de organizar e facilitar a vida de quem precisa armazenar conteúdo de forma pratica e segura, portanto uma das funções mais legais do Google drive é que ele salva tudo que é produzido nele de forma automática.
Outra função fantástica é que todos os seus arquivos que estão armazenados no Google Drive, você consegue compartilhar com sua equipe e atribuir funções, tais como visualizar, editar ou comentar em em seu arquivo. E todas essas atividades podem ser feitas simultaneamente entre você e sua equipe.
Mailchimp- realize automação de emails de forma completa
O MailChimp é uma plataforma de e-mail marketing completa, simples e possui um excelente custo beneficio. Prova disso é que ela é uma das ferramentas mais usadas no mundo para e-mail marketing.
Com o Mail Chimp você conseguirá fazer disparos de e-mails para engajar, informar, notificar, até coletar feedbacks de seus participantes. É possível também criar o seu publico segmentado, criar mensagens personalizadas tudo isso ligado a uma automação e dashboard para análise de resultados.
Vale ressaltar que está é uma ferramenta que possui funções pagas e gratuitas, escolha o plano que melhor atenderá suas necessidades.
Canva – edite e crie banners com facilidade em poucos minutos
Quando se trata de criação e edição de imagens o Canva é uma das ferramentas mais completas do mercado.
O Canva possui variados modelos de Templates, os quais podem ser editados e personalizados seguindo os padrões e cores de seu evento. Com um pouco de tempo você poderá conseguir resultados incríveis.
A criação de banners em tamanhos padronizados para diferentes redes sociais como: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, WhatsApp, entre outros, além de também publicar o Hotsite do evento. Tudo é feito de maneira online, sem a necessidade de download, e é uma ferramenta extremamente intuitiva.
Congressy- ferramenta que vai além da venda de ingressos
A Congressy é uma plataforma online de gestão de ponta a ponta de seus eventos.
Quando você utiliza a Congressy para planejar seu evento como um todo, a gestão do evento fica muito mais prática, ágil e organizada. Desde inscrições, pagamentos, credenciamento até todo o planejamento, é possível administrar eventos e minimizar as falhas durante todo o processo.
No dia do evento, a agilidade é tanta que com o Check-in Express o tempo médio de atendimento é de até 4 segundos apenas para Check-in e a 8 segundos para Check-in e Credenciamento. Logo, os participantes não precisam enfrentar longas filas para participar do evento.
Google Forms- mais praticidade em seus formulários
O Google forms é um serviço gratuito para criar formulários online. Nele, o usuário pode produzir pesquisas de múltipla escolha, fazer questões discursivas, solicitar avaliações em escala numérica, entre outras opções.
A ferramenta é ideal para coleta de feedback e avaliações durante e pós evento.Vale ressaltar que o funcionamento do serviço é totalmente online.
Com interface simples e funcionalidades intuitivas, a ferramenta permite que o usuário explore o mundo dos questionários de forma gratuita e personalizada.
Preparado para ganhar mais tempo com essas ferramentas para organização de eventos?
Neste artigo, você conheceu algumas das principais ferramentas que irão facilitar sua vida na organização de eventos rumo ao sucesso
Antes de adotar e incorporar todas as dicas, vale a pena fazer um teste para descobrir quais se encaixam melhor nas suas demandas.
Agora, antes de começar os seus testes, deixe um comentário contando quais das ferramentas chamaram mais a sua atenção e quais são aquelas que você já usa e fazem parte da sua rotina.
