Checklist e Planejamento de seu evento com o Trello
Veja como utilizar o Trello na organização do seu evento!
Uma das maiores características dos organizadores de eventos é a praticidade e o fato de estar sempre buscando otimizar o seu tempo. E em contrapartida uma das grandes dificuldades é conseguir gerenciar todas as etapas a serem feitas em um evento de forma prática, e como resultado ter processos mais sistematizados e com uma melhor gestão de tempo.
Para conseguir gerir melhor os processos, as conhecidas planilhas do excel sempre são muito utilizadas, uma outra alternativa são os post-its. Consequentemente como tudo evoluiu, hoje em dia já se consegue encontrar plataformas que facilitam e muito essa organização. Ferramentas permitem que todas as informações possam ser geridas e compartilhadas em tempo real com todos os membros da equipe.
Prós e contras de utilizar o Excel
Se você já utilizou ou utiliza o Excel para planejar seus eventos, você irá concordar que existe uma dificuldade de enxergar todo o plano, identificar gargalos e até mesmo gerenciar atividades de membros da sua equipe.
Por outro lado você pode pensar, mas funcionou comigo até hoje, ou seja não é um método ruim. Certamente, não é um método ruim, mas considere que o tempo dedicado em planilhas poderá ser infinitamente maior, e da mesma forma o número de atividades para serem gerenciadas com sua equipe também.
Desta forma a comunicação precisa ir além das planilhas, é necessário troca de emails, ligações e mensagens para que todos fiquem a par de todo o processo. Em suma, ter todo esse planejamento ao seu alcance, de forma otimizada e bem estruturada pode ser exatamente o que você precisa para ter mais tempo para cuidar de detalhes que realmente trarão impacto para seus eventos.
Contar com ajuda de ferramentas para facilitar a vida corrida já é uma atividade recorrente entre as pessoas, e mais do que nunca se faz necessária no mundo dos eventos. São ferramentas que auxiliam diretamente no fluxo de trabalho e uma delas é o Trello.
Conhecendo o Trello
O Trello é conhecido por ser extremamente intuitivo e de fácil usabilidade. Ele pode ser utilizado desde organização de um workshop à grandes projetos. Um dos grande diferenciais da ferramenta é que você consegue gerir seus projetos de forma colaborativas, ou seja, compartilhando com toda sua equipe e delegando tarefas específicas em cada etapa.
Desta forma, por ter esse formato de trabalho o Trello poderá contribuir muito na organização do seu evento. Inspirado na metodologia “Kanban” o Trello permite que sejam criados diversos quadros facilitando a gestão no sentido visual.
É uma ferramenta totalmente acessível, gratuita e que pode ser usada no desktop e também em Smartfones. Por exemplo, sua tecnologia também permite alterações no modo offline. É possível fazer alterações, acrescentar processos que posteriormente serão atualizados aos Cards assim que a conexão com a internet retome.
Possuindo uma interface clara e objetiva e oferecendo recursos como checklist, etiquetas coloridas, agendamento de prazos, incluir responsáveis pelas tarefas, upload de arquivos, como resultado o Trello se mostra um aliado extremamente útil ao organizador de eventos para principalmente aumentar a sua produtividade. Em outras palavras o Trello facilita a vida na hora de organizar o seu evento.
Divida seu evento no Trello em 3 fases
De uma forma bem ampla os processos no Trello para facilitar a vida do organizador de eventos podem ser divididas em 3 fases:
-Pré evento
-Durante
-Pós evento
Tendo definido estas 3 fases o organizador de eventos partirá para a próxima etapa. Que poderá ser a divisão de quadros por tarefas e adicionar os responsáveis. A partir dai é alimentar a ferramenta, colocando todos os dados e ir atualizando os processos. O Trello é considerado como uma ferramenta bem intuitiva, o que facilitará o seu manuseio e usabilidade.
É importante que todo o evento seja planejado dentro da Ferramenta. Para que haja participação e colaboração de todos os membros da equipe, desta forma será possível mensurar os reais resultados do seu uso.
Confira os variados recursos, com um checklist bem completo da Congressy pra você:
Explore todos os recursos da ferramenta
Use os espaços dentro da ferramenta da melhor forma possível, explore-a e utilize todos os seus recursos. Tenha uma comunicação efetiva dentro dos cards, estipule os prazos para entrega e utilize as etiquetas como forma de identificar as atividades por categorias.
Durante o evento use o Trello para controlar as atividades e vá marcando no card tudo que já foi concluído.
O pós evento também merece uma atenção especial, no Trello agende e separe as listas de e-mail, horários para disparar certificados e pesquisas de satisfação dos participantes.
Essa é uma ferramenta completa para você que busca melhor aproveitar seu tempo e aumento de produtividade. Pensando nisso a Congressy criou um quadro de Planejamento de eventos completíssimo que contém todas as etapas desde a criação ao fim do seu evento. A melhor execução do planejamento de seu evento, integrada a uma plataforma de eventos online, como a Congressy te trará inúmeros benefícios.
E o melhor é que você conseguirá baixar e copiar esse quadro conseguindo personalizá-lo para o seu evento. Baixe e veja como é fácil usar o Trello na organização do seu evento!
