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Organização de Seminário: Checklist com melhores práticas

Seminário é um evento bastante realizado no ramo corporativo. Afinal, ele visa o aprendizado e a troca de conhecimento a respeito de um tema ou assunto de uma determinada área. Assim, como qualquer outra etapa de um evento, para realizar um seminário, é indispensável organizá-lo. Logo, a organização de seminário exige uma atenção especial: tudo precisa estar de acordo com os objetivos da empresa que o esteja promovendo, já que só assim o sucesso do evento será garantido.

Confira abaixo um passo a passo de como organizá-lo e quais são suas características.

Pontos que merecem destaque para a checklist

• Tema central

Antes de começar a montar e organizar qualquer detalhe do seminário, é importantíssimo saber qual é seu tema central. Essa é uma tarefa da instituição, empresa, universidade etc. que o propôs.

No entanto, a pessoa ou empresa que cuidará da organização de seminário pode e deve apresentar ideias de como expor o tema escolhido da melhor maneira possível. Além disso, pode sugerir locais, parceiros, meios de divulgação, etc.

• Inscrições

É preciso disponibilizar um modo prático para que os interessados no seminário se inscrevam no evento. Por exemplo, utilizar uma plataforma online para realizar as inscrições. Essa é uma forma rápida, fácil e bastante eficiente.

Também pode ser criado um espaço físico para isso. Contudo, deve ser em um lugar que o público do evento costuma frequentar, além de exigir uma maior organização e mão de obra.

• Estrutura e local na organização de seminário

Depois de definido o tema, as ideias e como serão feitas as inscrições, já dá para ter uma noção do número de integrantes que participará do evento. Agora, é necessário definir o local do seminário.

Podem ser, por exemplo, auditórios de faculdades, escolas, hotéis, salas de reuniões, salas de conferências ou salas de empresas alugadas. É importante ressaltar que ele deve ter acessibilidade para que todos os participantes fiquem confortáveis e em segurança, além de ser reservado com antecedência.

• Equipes terceirizadas e fornecedores

Para um seminário acontecer, são necessários alguns equipamentos e ,claro, uma equipe. Equipamentos sonoros e de vídeo, por exemplo, são indispensáveis. Também são utilizados alimentos para o momento do coffee break, flores, enfeites de decoração, entre outros.

A compra e/ou o aluguel desses itens devem ser feitos com antecedência. É preciso combinar preços e data de entrega. Por isso, é indicado ter um contrato com as empresas terceirizadas.

• Divulgação do seminário

Qualquer evento sem divulgação não atrai muito público, inclusive os seminários. Por isso, é necessário dar ênfase a esse ponto também, que vem antes do evento. Verifique quem é e onde está o seu público. Divulgue o evento via redes sociais e/ou e-mail. Se o público for estudantes universitários, por exemplo, coloque cartazes estratégicos nesses locais. O mesmo vale para revistas voltadas para o tema do seminário.

Atualmente, uma das principais e mais eficientes formas de divulgação é a internet e, consequentemente, as redes sociais. Pode ser criado um evento no Facebook sobre o seminário, por exemplo, com o link para as inscrições.

A partir de todos esses pontos do checklist, também é necessário fazer um levantamento de custos e ver como é possível distribuir o investimento. Além disso, é indicado buscar patrocínios para a realização do evento.

Simples e direto o checklist para organização de seminário, não é mesmo? A partir dele, fica muito mais fácil realizar um evento satisfatório. Gostou desse conteúdo? Então, siga nossas redes sociais e fique por dentro de nossas demais matérias sobre esse assunto.

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