Checklist para Eventos: Planeje o seu do início ao fim!
Checklist para eventos é um recurso fundamental para um bom planejamento. Afinal, quanto melhor o planejamento, melhor será a execução.
Tudo o que é planejado obtém melhores resultados, e isso não é diferente para um evento. São diversos os fatores que precisam serem observados antes, durante e após um evento para que ele seja um sucesso e tenha excelentes resultados.
A execução do evento, independentemente do porte, sempre será uma grande responsabilidade. Então planeje Planejar!
Este post foi elaborado para o organizador de evento seguir seu planejamento com tranquilidade. Se atentando, assim, aos principais pontos em cada etapa.
É importante ressaltar que cada evento possui suas particularidades. Nossa lista é baseada nos itens comuns entre eles. Pensando nisso, considere suas próprias necessidades ao criar um check-list para o seu evento.
Lembre-se de utilizar o nosso check-list para verificar as etapas de seu evento. Dessa forma, assim que algum assunto for resolvido, o risque imediatamente da lista. Faça anotações e suas próprias observações.
Nome
Já sabe como chamar seu evento? Caso ainda não tenha definido, estruture um nome fácil de lembrar e com aspecto convidativo. E, claro, sempre de acordo com a proposta.
Data
Tempo hábil é tudo em uma gestão de eventos. Se já existe uma data definida, é melhor planejar com antecedência suficiente.
Caso não tenha uma data específica, é recomendável estudar o calendário. Isso significa encontrar dias estratégicos e, assim, garantir tempo para planejar e estruturar bem o evento.
Evite datas próximas a feriados e datas comemorativas. Geralmente o público possui outros compromissos.
Local
O sucesso de um evento está diretamente relacionado ao local onde ele ocorrerá. Assim, é fundamental escolher um ponto de fácil acesso, com a estrutura necessária.
Observe quesitos como acessibilidade, iluminação, climatização, número de assentos e boa acústica. É importante escolher um espaço com boa decoração e bem conservado para comodidade do público.
Estudo do público
Entender bem o seu público é uma estratégia para evitar transtornos futuros. Então, estude as necessidades de quem se dirige ao seu evento. E pergunte a si mesmo o que você pode fazer para o conforto deles.
Além disso, ter uma estimativa da quantidade de pessoas também auxilia nos preparativos da equipe e, claro, evita imprevistos desagradáveis. Assim, somente é disponibilizada uma quantidade de ingressos de acordo com o espaço.
Objetivos
Todo evento tem uma finalidade. Se pergunte qual é a do seu! Vai divulgar um trabalho? Treinar equipes? Buscar parcerias?
Tendo esse objetivo bem claro, sua equipe pode direcionar os trabalhos para o público que mais interessa.
Checklist para eventos: Checagem de afazeres
Reserve um espaço no documento para marcar o status de cada atividade como: a fazer, em andamento ou concluída.
Dessa maneira, o controle fica muito mais fácil. Além disso, nenhum detalhe fica de fora. Então, a dica é optar pelo modelo de atividade e descrição. Por exemplo:
- Atividade: coffee break.
- Descrição: elaborar cardápio e buscar orçamentos.
- Responsável: José das Couves.
- Status: em andamento.
Fornecedores e orçamentos
Se já trabalha com eventos, você sabe que fornecedores pedem prazos de meses de antecedência para a reserva de uma data. Assim, procure cotar serviços com aqueles que você já conhece ou que apresentam boas referências.
Para acompanhar os trabalhos sem ficar confuso, a recomendação é listar o nome e a atividade de cada um. Conforme os preparativos avançam, vá marcando o que já foi concluído e o que ainda falta.
Equipe e colaboradores
Pesquise quais competências serão necessárias para o evento e em quais quantidades. Recepcionista, fotógrafo, operador de som, segurança e garçom são alguns dos profissionais que talvez você precise requisitar. Vale ressaltar que antes de contratar, você pode verificar o que o próprio local do evento fornece.
Materiais
A estrutura merece atenção especial para evitar estresse em cima da hora. Todos os materiais precisam estar em ótimas condições e, claro, tudo precisa ser verificado: mesas, cadeiras, microfones, decorações, etc. A dica é visitar o local um dia antes. Assim, você terá tempo para resolver qualquer imprevisto.
E para organização das informações sobre os materiais e outros recursos necessários para gestão, um checklist para eventos pode uma excelente ferramenta para um organizador de eventos ter em mãos o controle das demandas e informações diversas.
Pós-evento
Não é porque o evento em si acabou que os trabalhos encerram. Agora que a correria passou, é hora de avaliar o que funcionou bem ou não no contexto do evento e, dessa forma, produzir relatórios.
Organize os pagamentos que faltaram, as prestações de contas, verifique se tudo saiu como o planejado e o que faltou para atingir as metas. Além disso, envie e-mails de agradecimentos para todos os participantes, se disponibilize a enviar os certificados online e aproveite e envie uma pesquisa de avaliação do evento. Feedbacks são sempre bem aceitos.
A gestão de eventos pode ser complexa, mas com organização antecipada os trabalhos fluem de forma tranquila e satisfatória.
Nesse sentido, você pode contar com a plataforma da Congressy para realizar a venda de seus ingressos. Além disso, você ainda pode utilizar recursos de gestão que apoiará relevantemente seus eventos. Pensando nisso, preparamos um material que vai auxiliar o planejamento de seu evento.
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