Gerenciamento de filas: 5 motivos para evitá-las em seu evento
Muitos eventos organizam seu espaço interno de forma impecável e bastante atrativa. No entanto, muitas vezes, a parte externa é esquecida, ou seja o gerenciamento de filas, onde os participantes serão recepcionados.
Filas muito longas são extremamente cansativas. Elas causam impaciência e estresse nas pessoas, fazendo com que tenham uma má impressão do evento mesmo antes de entrar nele. Sendo assim, a empresa organizadora pode ficar com uma imagem negativa de sua organização e produção e ainda ter prejuízos. Para evitar esse problema e causar uma boa impressão, é só contar com empresas que ajudam na organização, incluindo o gerenciamento de filas.
Pode parecer que não, mas sim: as filas são bastante importantes em todo e qualquer evento. É nesse momento que os participantes realizam o credenciamento, sendo primeiro o contato com a equipe que está promovendo o evento. Por isso, esse momento deve ser agradável, prático e positivo.
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Confira abaixo 5 motivos para evitar as filas a todo custo.
1. Mantém o ambiente mais organizado
Para manter o ambiente organizado, é interessante ter um hall de entrada. Pode ser um corredor coberto, por exemplo. Assim, as pessoas podem formar uma fila e, quando quiserem, sair dela com espaço e tranquilamente, sem o famoso “empurra-empurra”.
Caso o local do evento seja grande e comporte muitas pessoas, seria bom ter mais portas de entrada. Além disso, é interessante colocar sinalização intuitiva, para as pessoas saberem de maneira fácil e prática onde começa e termina a fila.
2. Evita tumultos
A equipe responsável pela gestão da fila, seja composta por recepcionistas, seguranças ou pessoas que irão as inscrições, precisa estar preparada para agir de forma rápida, ágil e gentil para evitar tumultos.
Quando essa equipe é rápida e ágil, ela demonstra a organização geral do evento e evita que as filas cresçam. Quando ela é gentil, demonstra preocupação, respeito e profissionalismo com quem está esperando.
3. O Gerenciamento de Filas reduz o tempo de espera
Para reduzir o tempo de espera na fila, é interessante oferecer um autoatendimento no ato das inscrições. Atualmente, é possível fazer isso por meio de plataformas e softwares que funcionam como sites para as pessoas poderem acessar o evento.
Nesses sites, estão as principais informações sobre as inscrições e o evento. Sendo assim, não é necessário imprimir nenhum tipo de ingresso ou disponibilizá-lo em lugares antecipadamente. Isso ajuda a reduzir muito a fila de inscrições na hora do evento. Sem falar que é possível controlar tudo pelo sistema.
4. Deixa os participantes mais satisfeitos
O gerenciamento de filas também precisa ser prevenido. Digamos que as inscrições sejam feitas pela internet; mas e se, por acaso, ela cair bem na hora de mais movimento do público na fila de entrada? Para evitar esse tumulto e deixar os participantes satisfeitos, é preciso estar preparado.
É importante deixar listas impressas com os nomes das pessoas, canetas, modem 3G, carregadores e demais acessórios de prontidão para qualquer emergência. Se possível, também ofereça cadeiras confortáveis para idosos, gestantes ou pessoas com alguma deficiência. Isso tudo deixa os participantes mais satisfeitos.
5. Não atrapalha a programação
Para que a programação não seja afetada de forma alguma, é necessário abrir o credenciamento um pouco mais cedo, ou seja, em um horário antes do início da programação do evento.
Isso faz com que o público passe pela fila sem ter medo de se atrasar. Além disso, com essa dica é possível até fazer intervalos, podendo trabalhar de modo mais eficiente durante a programação.
Esses são apenas alguns motivos para o gerenciamento de filas em um evento. Graças a eles, é possível organizar um encontro muito mais satisfatório. Sem falar que evita filas, o que tanto os participantes quanto a equipe almejam. Sendo assim, o que acha de criar o seu evento por meio de uma plataforma?
