Organização e gestão de eventos: saiba como administrar
Profissionais que atuam na administração de festas, cerimônias e outras solenidades sabem que a organização e gestão de eventos envolve muitos detalhes, principalmente no que diz respeito à locação do espaço e de equipamentos, organização das finanças e contratação de pessoal.
No caso dos eventos corporativos, é preciso ter um cuidado especial com o treinamento e a organização da equipe. A ocasião exige postura profissional e uma imagem impecável. Confira algumas dicas sobre como administrar de maneira eficiente os recursos humanos necessários para realizar um evento corporativo de sucesso:
Planejamento estratégico
Fazer o planejamento estratégico de um evento está diretamente ligado à capacidade de administrar os recursos humanos. São as pessoas que trabalharam ali as principais responsáveis pelo sucesso da ocasião. Dos palestrantes à equipe de limpeza, todos devem ser orientados e supervisionados. Somente assim, o evento será bem-sucedido e atenderá às expectativas do público.
A organização e gestão de eventos deve escolher as empresas e os profissionais que farão parte da ocasião. Além disso, deve passar todas as informações e orientações importantes para o trabalho da equipe. Assim, é garantido que todos os colaboradores estejam preparados e motivados para exercer suas funções.
Administração financeira
As finanças são outro ponto de extrema importância na organização de qualquer evento. É preciso fazer um controle rigoroso de entrada e saída de caixa. Além disso, planejar a melhor maneira de investir o orçamento.
Além de planilhas e programas específicos para o financeiro, a gestão de eventos pode utilizar de recursos como split de pagamentos. Isso facilita os repasses financeiros aos parceiros e funcionários e diminui os impactos tributários.
Vale ressaltar a importância de utilizar uma plataforma própria para a organização de eventos. Essas ferramentas realizam o repasse do saldo conforme as inscrições são realizadas e/ou os ingressos são vendidos. Assim, o gestor tem um maior controle sobre as vendas e confirmações de convites.
Distribuição das funções
Para um evento corporativo de sucesso, é necessário que cada colaborador tenha sua função e seja treinado e preparado. Alguns exemplos de profissionais importantes para a organização e gestão de eventos corporativos são:
- Recepcionistas: responsáveis por receber o público, entregar crachás, confirmar inscrições e esclarecer dúvidas dos participantes, os recepcionistas precisam ser educados, atenciosos e simpáticos.
- Monitores: mostram aos participantes seus lugares, entregam roteiros, dão informações e conduzem os convidados às suas salas, aos seus auditórios ou às suas mesas, quando necessário.
- Motoristas: alguns eventos contam com o serviço de motoristas para levar os participantes ou convidados até o local do evento. É função desses profissionais conhecerem as melhores rotas e dirigirem com atenção e cuidado.
- Seguranças: são responsáveis por manter a ordem, impedir a entrada de pessoas não autorizadas ao evento ou a locais restritos e realizar chamadas de emergência quando necessário.
- Copeiros: podem ser contratados com os serviços de buffet. Servem os convidados e zelam pela limpeza e organização da cozinha e das mesas.
- Mestre de cerimônias: conduz as solenidades de acordo com o roteiro estabelecido pela administração do evento, apresentando palestrantes e participantes ao público e convidando-os ao palco.
- Técnico de recursos audiovisuais: responsável pelas músicas, vídeos e demais mídias a serem exibidas durante o evento, estando apto a resolver qualquer imprevisto ou problema técnico durante a cerimônia.
Organização e gestão de eventos: Estabeleça procedimento padrão
Confira algumas medidas simples que podem ajudá-lo a criar um processo padrão para todos os eventos que pretende organizar:
- Estruture as etapas do evento passando pela limpeza, organização e decoração do espaço, orientação aos funcionários, abertura dos portões, realização da cerimônia, dos intervalos e do encerramento.
- Sempre que possível, realize testes e treinamentos prévios com toda a equipe.
- Esteja ciente dos riscos internos e externos e tenha alternativas em uma emergência.
- Sempre analise o que não saiu como o planejado nos eventos anteriores, assim é possível evitar que esses erros aconteçam novamente.
Esperamos que nossas dicas sobre organização e gestão de eventos tenham sido úteis para você e gostaríamos de convidá-lo parar criar seu próximo evento utilizando nossa plataforma online. Você se surpreenderá com a praticidade dos recursos disponíveis para fazer do seu evento um sucesso. Além disso conheça todas as outras soluções!
