Sistema de gestão de eventos – Congressy
A venda de inscrições online é uma função indispensável na escolha do sistema de gestão de eventos, mas como saber o que exigir de uma plataforma ideal, uma vez que a gestão de um evento é tão ampla?
Além de ser um critério fundamental, é importante entender que a venda de inscrições online possui outras condições complementares. Vale ressaltar que é possível definir, na organização de um evento, que uma inscrição inclua venda de produtos e serviços opcionais, divisão dos valores entre parceiros, venda de vagas para as atividades extras (Workshops, oficinas, mini-cursos, etc). Tudo isso pode estar disponível para o usuário na hora da venda da inscrição online.
Confira 5 funcionalidades da Congressy que você, organizador de eventos, pode incluir na inscrição de seus futuros participantes:
1. Recebimento em até 205 países
Diversos eventos Nacionais têm abrangência Internacional e recebem participantes de vários países ao redor do mundo. Então, ao escolher um sistema de eventos, é interessante que ele permita haver um recebimento proveniente de diferentes países. Ampliando, assim, a venda de inscrições para o público internacional.
A plataforma Congressy disponibiliza a venda de inscrições, individuais ou em grupo, para o público nacional e internacional. Com nosso sistema, há a possibilidade de realizar transações por cartão de crédito em mais de 205 países.
2. Venda de Opcionais
A venda de ingressos, na maioria dos sistemas, está restrita às informações básicas como lotes, informações da conta bancária, etc. Mas, há outras possibilidades que podem gerar lucros para o evento, como por exemplo, a venda de opcionais.
Venda de Produtos do Evento
Todo organizador de eventos de sucesso sabe que quando o participante ‘veste a camisa’, significa que ele está engajado na proposta de valor do evento. Canecas, camisetas, bonés, etc. são detalhes simples que além de estimular o envolvimento dos participantes, pode gerar uma renda extra.
Grande parte dos organizadores de eventos ainda gere manualmente a venda desses opcionais. Geralmente, através de planilhas no excel, o que dificulta muito o cálculo dos lucros obtidos. Nesse sentido, é ideal que o sistema de gestão de eventos disponha da mais fácil organização desses opcionais, sem comprometer a usabilidade no momento da inscrição.
Venda de Opcionais de Parceiros
A venda de opcionais de parceiros é outra opção para gerar lucros. Em eventos de grande porte, em que há pessoas de outros estados e até recepção de caravanas, é interessante promover parcerias com hotéis, restaurantes e o que mais o promotor puder abranger. Isso pode ser extremamente lucrativo para os envolvidos.
Cerca de 66% dos Promotores no mercado de Eventos Nacional afirmam não lucrar com a venda desses opcionais no momento da inscrição do evento. Surpreendente, não? Contudo, essa é uma grande oportunidade de aumentar a receita do evento.
A Congressy permite a venda dos opcionais de parceiros na hora da inscrição. Além disso, permite a transferência automática do valor para cada parceiro. Assim, elimina a possibilidade de bitributação. Ou seja, além de lucrar com a parceria, o promotor pode economizar, evitando tributações indesejadas.
Veja todos os detalhes sobre a Bitributação na venda de Opcionais aqui.
Responsabilidade Social
O valor intangível de um evento é captado nos detalhes. Seja em um credenciamento bem organizado, na identidade visual ou em uma inscrição completa, entre outros. Nesse sentido, a Congressy possibilita a transmissão de seus ideais, te dando a possibilidade de criar parcerias de responsabilidade social.
O rateio (divisão) da porcentagem de inscrição permite que parte do valor seja direcionado a uma Organização não Governamental, escolhida pelo evento. Sendo assim, além de parte dos recursos do evento contribuir com uma causa social específica, o evento passa a ter uma melhor imagem perante o público.
3. Venda de Atividades Extras
De acordo com o mercado de eventos nacional, 38% dos organizadores de eventos ainda utilizam planilhas na gestão das atividades extras. Mas, com a evolução tecnológica, tal dificuldade se mostra um tanto ultrapassada, já que um sistema de gestão de eventos adequado deve oferecer a possibilidade de gestão completa das vagas de Workshops, palestras, minicursos e outras atividades extras, no momento da Inscrição.
Com a Plataforma Congressy, o promotor pode configurar as categorias, salas e todos os detalhes das atividades extras (oficinas, Workshops, Palestras, etc). Dessa forma, o participante pode escolher de qual atividade quer participar logo no momento da inscrição do evento.
Conheça aqui todos os detalhes da configuração de atividades extras no seu evento.
4. Monitoramento de Lead
Nosso sistema permite o monitoramento de acesso do usuário a cada uma das funcionalidades anteriores, em tempo real antes, durante e após o evento. Isso é fundamental para uma gestão eficaz direcionada a uma alta performance e otimização dos processos. Quanto maior o controle das informações, mais rápidas as mudanças poderão ser feitas para que o evento tenha sucesso em todas as etapas.
Relatórios Gerais
O relatório gerado pelo sistema de gestão de eventos deve metrificar todas as funcionalidades que oferece, ou seja, além da quantidade de inscritos e dados demográficos, como idade, sexo, deve incluir também os dados qualitativos, como valor já recebido e valor à receber (boletos em espera), total de inscritos e inscrições pendentes.
Relatórios de Monitoramento de Lead
Objetivando a otimização do marketing digital, a Congressy criou um hotsite performado para a captação e monitoramento de leads. Assim, o promotor de eventos tem acesso às várias etapas que os inscritos passaram até a compra.
Dessa forma, o organizador do evento pode analisar os dados de monitoramento e criar estratégias de acordo com o comportamento dos usuários, além de não perder o lead através do pop-up de captação de e-mails.
E as novidades não param por aí! O hotsite permite a inclusão das tags de remarketing do facebook e Google, otimizando, assim, as ações de marketing digital.
5. Economize com Sistema de gestão de eventos
Quantas pessoas estão envolvidas nos processos de atendimento, acompanhamento das inscrições e pagamento (secretária, financeiro, coordenador do evento)? Qual o custo por horas dessa equipe considerando água, energia, fone, aluguel e outros?
De acordo com a pesquisa no mercado de eventos no Brasil, a média de custo por hora da equipe é de R$200, ou seja, apenas adotando um sistema completo de gestão de eventos, o organizador pode reduzir mais de R$8.000 nos custos com equipe.
Os números nos surpreendem quando colocamos as contas no papel. Digamos que o promotor reduza 2 horas por dia de gastos nesses processos. Pagando R$200/hora para a equipe, ele consegue economizar R$8.000 no final do mês, e R$16.000 em 3 meses.
Entendo isso, a equipe Congressy incluiu em nosso Sistema de gestão de eventos inúmeras soluções como as listadas anteriormente. Assim, nossos clientes podem desfrutar de funcionalidades inovadoras e completas, pagando o mesmo valor cobrado por outros softwares que são carentes de tais recursos.
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